Die Hausgeldabrechnung ist ein zentrales Instrument der Verwaltung von Eigentümergemeinschaften (WEG). Sie sorgt für Transparenz über Einnahmen und Ausgaben und dient als Grundlage für die jährliche Eigentümerversammlung. In diesem Blogbeitrag zeigen wir, wie Sie eine rechtssichere WEG-Hausgeldabrechnung erstellen, und liefern ein anschauliches Beispiel inklusive Tabelle und Visualisierung.
1. Was ist eine WEG-Hausgeldabrechnung?
Die WEG-Hausgeldabrechnung gibt Auskunft über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft in einem Abrechnungszeitraum. Sie unterscheidet sich von der Nebenkostenabrechnung, da sie nicht nur die umlagefähigen Betriebskosten, sondern auch Rücklagen und weitere Ausgaben der Gemeinschaft berücksichtigt.
Rechtliche Grundlagen:
- Wohnungseigentumsgesetz (WEG): Regelt die Aufgaben der Verwaltung und die Erstellung der Abrechnung.
- Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung: Individuelle Vorgaben der Eigentümergemeinschaft, etwa zur Umlage von Kosten.
2. Vorbereitung der Hausgeldabrechnung
Die Erstellung der Hausgeldabrechnung erfordert eine gründliche Vorbereitung:
- Sammeln aller Belege: Rechnungen für Instandhaltungsmaßnahmen, Betriebskosten (z. B. Müllentsorgung, Heizkosten) und sonstige Ausgaben.
- Bankunterlagen: Kontoauszüge für Einnahmen und Ausgaben, wie Hausgelder oder Zinsen.
- Prüfung der Kostenaufteilung: Festlegung, welche Kosten über den Miteigentumsanteil (MEA) und welche individuell abgerechnet werden.
3. Struktur einer WEG-Hausgeldabrechnung
Eine typische Hausgeldabrechnung umfasst folgende Bestandteile:
- Einnahmen: Hausgelder, Zinseinnahmen, sonstige Einnahmen.
- Ausgaben:
- Betriebskosten (umlagefähig).
- Instandhaltungsmaßnahmen.
- Verwaltungskosten.
- Rücklagenbewegung: Zuführungen und Entnahmen aus der Instandhaltungsrücklage.
4. Schritt-für-Schritt-Beispiel
Schritt 1: Einnahmen und Ausgaben erfassen
Hier ein Beispiel für ein Mehrfamilienhaus mit fünf Einheiten:
| Kategorie | Einnahmen (€) | Ausgaben (€) |
|---|---|---|
| Hausgelder | 24.000,00 | – |
| Zinsen Rücklagenkonto | 150,00 | – |
| Heizkosten | – | 8.000,00 |
| Müllentsorgung | – | 1.500,00 |
| Gebäudereinigung | – | 2.000,00 |
| Instandhaltungsmaßnahmen | – | 5.000,00 |
| Verwaltungskosten | – | 3.000,00 |
| Summe | 24.150,00 | 19.500,00 |
Schritt 2: Verteilung der Kosten auf die Einheiten
Die Kosten werden gemäß den Miteigentumsanteilen (MEA) aufgeteilt. In diesem Beispiel beträgt die Gesamtfläche 500 m², verteilt auf fünf Eigentümer. Eigentümer A besitzt 100 m², was einem Anteil von 20 % entspricht.
Schritt 3: Darstellung der Abrechnung für Eigentümer A
| Position | Gesamtkosten (€) | Anteil Eigentümer A (€) |
|---|---|---|
| Heizkosten | 8.000,00 | 1.600,00 |
| Müllentsorgung | 1.500,00 | 300,00 |
| Gebäudereinigung | 2.000,00 | 400,00 |
| Instandhaltung | 5.000,00 | 1.000,00 |
| Verwaltungskosten | 3.000,00 | 600,00 |
| Summe | 19.500,00 | 3.900,00 |
Schritt 4: Rücklagenbewegung ausweisen
Neben den laufenden Kosten wird in der WEG-Hausgeldabrechnung die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage aufgeführt:
| Rücklagenkonto | Betrag (€) |
|---|---|
| Anfangsbestand | 10.000,00 |
| Zuführung | 4.500,00 |
| Entnahmen | 5.000,00 |
| Endbestand | 9.500,00 |
5. Visualisierung
Grafische Darstellungen erhöhen die Transparenz:
- Tortendiagramm: Verteilung der Ausgaben auf verschiedene Kategorien.
- Liniengrafik: Entwicklung der Rücklagen über die Jahre.
6. Typische Herausforderungen und Tipps
- Transparenz sicherstellen: Eigentümer haben ein Anrecht auf Einsichtnahme in Belege.
- Rücklagen korrekt verwalten: Führen Sie ein separates Rücklagenkonto, um die Liquidität der Gemeinschaft zu sichern.
- Fristen einhalten: Die Abrechnung muss rechtzeitig vor der Eigentümerversammlung fertiggestellt werden (§ 28 WEG).
Fazit: Eine professionelle Hausgeldabrechnung stärkt das Vertrauen
Die Hausgeldabrechnung ist ein unverzichtbares Element der WEG-Verwaltung. Sie schafft Klarheit über die finanziellen Angelegenheiten der Eigentümergemeinschaft und ist die Grundlage für wichtige Entscheidungen. Mit einer strukturierten Vorgehensweise und geeigneten Softwarelösungen kann die Abrechnung effizient erstellt werden.
Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die Abrechnung korrekt erstellen und dabei die Interessen der Eigentümer wahren. Bei Bedarf unterstützen wir Sie gern.
